Practise the thinking. Keep the judgement.
履歴書をメールで送る前に確認すること
宛先、指定形式、添付内容、本文を分けて確認し、応募先の提出ルールに沿って送付の準備をします。
提出先の指定から確認する
メール、応募フォーム、専用システムのどれを使うか、ファイル形式や命名の指定があるかを確認します。一般的な例文より、今回の募集案内の指定を優先してください。
宛先は自分で推測せず、案内に記載されたものを照合します。個人情報を含む書類なので、古い連絡先や別の応募先へ誤送信しないよう、本文の推敲と宛先確認を分けて行います。
添付したファイルを実際に開く
ファイル名だけで判断せず、添付予定の履歴書を開いて、氏名、連絡先、応募先、作成内容を確認します。別企業向けの志望動機や、修正前の版が残っていないかを見てください。
PDFなど形式が指定されている場合は、書き出した後のファイルでも文字切れや空白ページを確認します。編集画面が正しくても、送るファイルの状態は別に点検が必要です。
件名と本文は用件が分かる形にする
件名には、応募書類の送付であることや、指定があれば応募職種・氏名を入れます。本文は宛名、応募の用件、添付書類の説明、連絡先などを簡潔に整理します。
企業独自の件名や応募番号の指定があれば、それに合わせます。丁寧な定型文を増やすより、どの応募の何の書類かが読み手に伝わることを確認しましょう。
送信直前は三つを別々に確認する
宛先、添付、本文を一つずつ確認します。本文に「添付」と書いたのに未添付、ファイルは正しいのに宛名が別企業、という異なる種類の誤りをまとめて見落とさないためです。
添付の保護方法や追加連絡は応募先の案内に従います。一般的な慣習をすべての会社の必須ルールとして扱わず、必要な手続きを確認してから本人が送信してください。
自分で確かめる
本文を丁寧に直したので、添付ファイルを開かずに送ってもよいですか。
解答と解説を見る
添付も別に開いて確認します。
本文の正しさは、添付した版や内容の正しさを保証しません。宛先・添付・本文はそれぞれ点検します。